کاربرد نرم افزارهای سازمانی چیست؟

نرم‌افزار سازمانی که به نام نرم‌افزار کاربردی سازمانی (EAS) نیز نامیده می‌شود، نرم‌افزار رایانه‌ ایی است که در سازمان هایی مانند شرکت‌های تجاری یا دولت مورد استفاده قرار می‌گیرد و درست برعکس نرم‌ افزار انتخابی توسط یک شخص برای اهداف شخصی، است. نرم‌افزار سازمانی جزئی از یک سیستم اطلاعاتی رایانه‌ای و مجهز به نرم‌افزاری برای تولید پایگاه‌های وب است.

خدمات نرم افزارهای سازمانی

خدمات نرم‌ افزارهای سازمانی معمولاً منجر به ابزارهایی حول محور تجارت می‌شود، مانند فرآیندهای خرید یا پرداخت برخط، کاتالوگ‌های محصولات به صورت فعال، سیستم‌های صورت‌حساب خودکار، امنیتی، مدیریت محتوا، مدیریت خدمات فناوری‌ اطلاعات، مدیریت رابطه با مشتریان، طرح‌ریز منابع، نجارت هوشمند، مدیریت اچ‌ آر، تولید، برنامه‌های یکپارچه و اتوماسیون فرم.

براساس هزینه ساخت یا فروش، نرم‌ افزارهای اختصاصی به صورت غیر آزاد یا پولی هستند. از این رو تنها سازمانی‌های بسیار بزرگ قادرند تا کل تجارتشان را با استفاده از نرم‌افزارِ سازمانی مدلسازی نمایند.

از آنجایی که سازمان های تجاری دارای ساختار و دپارتمان‌های مشابه هستند، برنامه‌ های سازمانی اغلب به صورت مجموعه‌ ای از برنامه‌ ها است. این برنامه‌ ها که با استفاده از ابزارهای توسعه، سازمانی را به یکدیگر الصاق نموده، کمک می کند تا برنامه را برای آن سازمان خاص اختصاصی نمایند. این ابزارهای برنامه‌ ریزی، عموماً پیچیده هستند و نیازمند توانایی‌های خاص افراد در برنامه‌ ریزی با آن‌ها می‌باشد. بنابراین یکی از ویژگی‌های برنامه‌ ریزان این نرم‌افزارها، داشتن آگاهی درباره بخشی خاصی از ابزارهای توسعه است. مثلاً باید یکی از «توسعه‌گران SAP باشد.»

ویژگی نرم افزارهای سازمانی

ویژگی نرم‌ افزارهای سازمانی عبارتند از کارایی، مقیاس‌پذیری و استحکام. نرم‌افزارهای سازمانی، معمولاً دارای رابط‌ هایی برای سایر نرم‌افزارهای سازمانی هستند. مدیریت متمرکز (وجود یک صفحه مدیریت برای مثال) از دیگر ویژگی‌های این نرم‌ افزارهاست.

نرم‌ افزارهای کاربردی سازمانی

نرم‌افزارهای کاربردی سازمانی، نرم‌افزاریی هستند که توابع تجاری را انجام می‌دهند. از این میان می‌توان به فرآیند سفارش، خرید، زمان‌ بندی تولید، مدیریت اطلاعات مشتریان و حسابداری اشاره نمود. این نرم‌ افزارها معمولاً بر روی سرورها قرار می‌گیرند و خدماتی را به صورت هم‌زمان در اختیار تعداد زیادی از کاربران قرار می‌دهند. خدماتی که معمولاً از طریق شبکه‌ های رایانه‌ ایی قابل دسترس است. این نرم‌ افزارها در تضادی آشکار با نرم‌ افزارهای تک‌ کاربرده قرار دارند که معمولاً بر روی رایانه‌ های شخصی مستقر شده و تنها به یک کاربر، خدماتش را عرضه می‌نماید.

گونه‌ ها

گونه ها؛ نرم‌افزارهای سازمانی که توسط گروه‌های فناوری اطلاعات شرکت‌ها طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند. ممکن است از توسعه‌ گران، نرم‌ افزارهای سازمانی خریداری شود که آن‌ها باید نرم‌ افزار را نصب و نگهداری نمایند. نصب و سفارشی‌ سازی نمودن و نگهداری از این نرم‌ افزارها نیز ممکن است از به خارج از شرکت سپرده شود.

مدلی دیگری نیز وجود دارد که به نام نرم‌ افزارهای درخواستی، معروف هستند و با نام نرم‌ افزار به عنوان خدمات (به انگلیسی: Software as a Service) نیز شناخته می‌شوند. مدل درخواستی از نرم‌ افزارهای سازمانی براساس دسترسی وسیع به اینترنت امکان‌پذیر است. این نرم‌ افزارهای خدماتی، نرم‌ افزار سازمانی را بر روی سرور داخل شرکت خود قرار داده و به کاربران اجازه دسترسی به آن‌ها را از طریق اینترنت، می‌دهند. نرم‌افزارهای سازمانی معمولاً براساس کارهای تجاری که انجام می‌دهند، دسته‌بندی می‌شوند. مانند: نرم‌افزارهای حسابداری یا اتوماسیون فروش نرم‌ افزار.

توسعه‌ گران

سازمان‌های بزرگی در توسعه و فروش نرم‌ افزارهای سازمانی حضور دارند. از  جمله آنها می‌توان به سپ، کاد، آی‌بی‌ام، بی‌ ام‌ سی سافت‌ ویر،اچ‌ پی بخش نرم‌ افزاری، ردوود سافت‌ ویر، دوسی۴ سافت‌ ویر، جی باس، مایکروسافت، آدوب سیستمز، اوراکل، فناوری این‌ک وئست، دی‌ ای تکنولوژی و ای‌ اس‌ جی سافت‌ ویر سولوشن اشاره نمود. اگرچه هزارن شرکت دیگر نیز در این زمینه حضور دارند.

نرم افزارهای اداری رایج در ایران

نرم افزارهای اداری و سازمانی، بخشی از نرم‌ افزارهای کاربردی هستند که به اتوماسیون فرآیندهای یک سازمان در حوزه خدمات اداری می‌پردازند. سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعات حمایت می‌کند.

سیستم‌های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری، می‌تواند به مدیر سود برساند.

بسیاری از نرم‌افزارهای اداری در واقع سیستم های اطلاعات اداری (MIS) یا از زیرگروه آن ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) هستند. تعیین مرزهای دقیق و تفاوت های این نرم‌ افزارها با دیگر سیستم‌های مدیریت اطلاعات، امکان‌پذیر نیست و عنوان نرم‌افزارهای اداری باید اندکی با تأمل استفاده شود.

در مجموع، در این باره، اصطلاح نرم‌ افزارهای اداری در ایران رواج دارد و معمولاً شامل این گروه از نرم‌افزارها می‌شود:
. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
. نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات اداری
. نرم‌افزارهای مالی
. نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری
. نرم‌افزارهای ویرایش متن و نامه نگاری