در سیصد و پنجاه و دومین جلسه شورای اسناد ملی ایران، اعضای شورا با تعمیم آراء صادرشده برای دو شهرداری به شهرداری‌های سراسر کشور موافقت کردند.
به گزارش روابط عمومی سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌های کشور، پیش از این 24 ردیف رأی شورا برای شهرداری¬های تهران و شهرضا به تصویب رسیده بود که با درخواست سازمان شهرداری‌ها¬ و دهیاری¬های کشور این موارد به شهرداری¬های سراسر کشور تعمیم داده شد.
لازم به ذکر است شورای اسناد ملی تنها مرجع سیاست¬گذار و قانونی کشور برای رسیدگی و تعیین تکلیف اسناد در کشور است و تبعیت از آرای صادره توسط این شورا، جهت تعیین تکلیف اسناد فاقد ارزش¬ اداری و راکد موجود، برای وزارتخانه‌ها، دستگاه¬ها، نهادها و سازمان¬های وابسته به بودجه عمومی کشور ازجمله شهرداری¬ها، الزام‌آور است.
سازمان شهرداری‌ها¬ و دهیاری¬های کشور با درک رسالت ملی و مسئولیت اجتماعی خویش و با هدف جمع‌آوری و حفظ اسناد در سازمانی واحد و همچنین صرفه‌جویی در هزینه‌های اداری و استخدامی از طریق تمرکز سوابق راکد شهرداری‌ها، نسبت به انعقاد تفاهم‌نامه با سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اقدام نموده است و بر این اساس کلیه شهرداری‌ها در چارچوب تفاهم نامه فوق و همچنین قانون و مقررات اسناد ملی ایران اسنادی را که اقدام اداری آن پایان‌یافته و مختومه می‌باشد را به این سازمان اعلام تا هماهنگی‌های بعدی جهت ارزشیابی، انتقال و یا امحاء اوراق توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران صورت پذیرد.
این اسناد شامل کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میکروفیلم‌ها، لوح فشرده، نوارهای ضبط‌صوت و... می‌باشد.
در این راستا ضروری است شهرداری¬ها بر اساس قوانین، مقررات و دستورالعمل¬های اسناد ملی با هماهنگی و نظارت سازمان شهرداری¬ها نسبت به تعیین تکلیف سوابق، پرونده¬¬¬های راکد خود اقدام نمایند.